Mehr Digitalisierung für die Betriebe in der Hafenstraße

„Digitale Systeme können die Mitarbeiter bei der Arbeit unterstützen, sind aber kein Ersatz“, macht SWN-Geschäftsführer Stefan Herschbach deutlich. Die vergangenen Monate mit der Pandemie hätten gezeigt, dass man in der Hafenstraße über eine gute technische Infrastruktur verfüge: „Andere mussten diese Strukturen erst mühsam aufbauen.“

Der Zugriff auf Prozesse, Daten und Verzeichnisse sei fortgeschritten. Tablets und Laptops sind längst zu Werkzeugen geworden. Auch unterwegs. Das Potential sei aber nicht ausgeschöpft. Dass auch kleine Schritte große Wirkung zeigen, zeigt die Einführung eines Integrierten Managementhandbuchs (IMH), mit dem wichtige Dokumentationen an einer Stelle digital verfügbar gemacht werden.

Wo finde ich die Vordrucke für eine Unfallanzeige? Was ist bei der Beschaffung von Gefahrstoffen zu beachten? Welche Genehmigungen sind einzuholen? „Das sind Fragen, die Betriebshandbüchern niedergelegt sind“, sagt Frank Will vom Bereich Arbeitssicherheit. Diese Handbücher, aber auch Prozesse, für die die SWN zertifiziert wurden, sind umfangreich: „Da wurden früher hunderte von Seiten ausgedruckt, und wenn man suchte, wusste man nie: Ist das die aktuelle Version?“ Die Corona-Zeit, in der die Teams streng getrennt wurden, um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, zeigte auch: „Im Homeoffice nützt das Handbuch wenig, wenn es im Büroaktenschrank steht.“

Das IMH macht Schluss mit der langen Suche. Es wird zentral als Wiki bereitgestellt. Auf der Startseite gibt es eine Übersicht der Handbücher zur betrieblichen Organisation von SWN, SBN und Deichwelle. Mit einem Klick auf eines der Handbücher öffnet sich das Dokument sowie das passende Inhaltsverzeichnis. Wer hier nicht auf Anhieb findet, was benötigt wird, geht über die Volltextsuche. Weiterer Vorteil an der digitalen Version: Es können Listen, grafisch dargestellte Prozesse, PDFs, Exceldateien oder externe Internetlinks im laufenden Dokument eingebunden werden und sind mit einem Klick verfügbar. Hinterlegt sind bereits Betriebshandbücher, Dokumentationen zum Arbeits- oder Umweltschutz, zu zertifizierten Prozessen des Energiemanagements oder der Informationssicherheit: „Damit können wir bei allen Zertifizierungen oder Auditierungen, die griffbereite Dokumentationen verlangen, auf einen zentralen Speicherort verweisen.“

So einfach das IMH auch aufgebaut ist: Gerade das ist ein Vorteil. Die Berufsgenossenschaft zeigte sich schon begeistert und will das anderen Betrieben weiterempfehlen und andere Stadtwerke haben nach dem Blick auf die ersten Entwürfe bereits signalisiert: Das wollen wir auch.

Solche Optimierungen sparen Zeit, aber auch Ressourcen: Papierverbrauch, Druckerkosten, Archivierungsplatz. Mehr Digitalisierung kann jedoch auch die Attraktivität als Arbeitgeber steigern: „Gerade bei der Suche nach Auszubildenden gewinnen wir zweifellos an Attraktivität.“ Eine Arbeitsgruppe soll nun schauen, welche Abläufe weiter mit digitalen Bausteinen ergänzt werden können.

Kontakt:

Stephanie Dasbach
Stadtwerke Neuwied GmbH
Assistentin der Geschäftsführung
Hafenstraße 90
56564 Neuwied
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